Skaitmenizacija Enersense, UAB: iššūkiai ir pasiekimai

Praeitame straipsnyje „Skaitmenizacija statybos/gamybos sektoriuose: gražus sapnas ar realybė?“ pasakojome kai pradėjome skaitmenizacijos kelią Enersense, UAB įmonėje. Sužinojote su kokiais iššūkiai susidūrėme, kaip juos sprendėme ir kokiu skaitmenizacijos pasiekimu įmonėje džiaugiamės labiausiai. Šį kartą apie skaitmenizacijos kelionę plačiau papasakos administracijos vadovė Greta Petravičienė, kuri ir buvo pirmoji, kuri paskatino įmonę žengti skaitmenizacijos link.

Enersense pradėjau dirbti 2021 m. antroje pusėje, ateidama į darbą žinojau, kad viena iš didžiausių man skirtų užduočių bus įmonės procesų efektyvinimas bei skaitmenizacija. Tad jau prisijungiau prie Enersense tuo metu, kai skaitmenizacijos pradžia šioje įmonėje jau buvo neišvengiama. Karantino laikotarpio pamokų išmokusi rinka jau pradėjo diktuoti kitokias sąlygas: reikėjo prisitaikyti prie hibridinio darbo pobūdžio poreikio, mažinti kaštus kanceliarinėms išlaidoms, efektyvinti procesus tarp skirtingose Lietuvos vietose dirbančių kolegų. Taip pat suaktyvėjo ir Enersense įmonių grupės tvarumo politikos diegimas, tad popierių kalnai Enersense biure tapo visai nepatrauklūs.

Įsivaizduokite, Enersense 25 metus turėjo nusistovėjusią darbo tvarką su popieriniais dokumentais bei archyvais, o mes su komanda pradėjome diegti visiškai naują sampratą apie darbo procesus, vykstančius skaitmeninėje erdvėje. Kaip ir diegiant bet kokią naujovę, kolektyvo pasipriešinimas pokyčiams buvo nemenkas.

Na, o konkrečiu pirmuoju (o galbūt ir labiausiai įsiminusiu) iššūkiu įvardinčiau elektroninių parašų naudojimo kaip prioritetinio dokumentų pasirašymo būdo įvedimą. Nors ir elektroninis parašas yra pripažįstamas nacionaliniu bei Europos mastu, tačiau ne tik mūsų darbuotojus turėjome mokyti juo naudotis bei pripažinti, bet ir savo partnerius, klientus (įskaitant ir ne vieną valstybinę instituciją). Šis iššūkis niekur nedingo ir iki šiol.

Sistemų planavimas, funkcijų derinimas su kolegomis bei tiekėjais, diegimo bei testavimo procesas buvo viena iš pagrindinių skaitmenizacijos projekto dalių. Žinojome, kad darbo su tuo bus daug, buvome tam nusiteikę. Džiaugiuosi, kad turėjau stiprią komandą, su kuria įveikėme visas iškilusias kliūtis, ir vadovo palaikymą, kuris labai padėjo diegiant procesinius pokyčius.

Nemeluosiu, praėjo beveik metai nuoseklaus darbo, kol pavyko išgauti iš kai kurių kolegų pripažinimą, kad skaitmeniniai dokumentai yra daugeliu atvejų patogesni nei popieriniai. Tačiau vis dar atsiranda momentų, kai yra nostalgiškai pasižiūrima į popierinių archyvų spintas ir išgirstamas vienas kitas komentaras, kad anksčiau buvo geriau. Bet „anksčiau“ buvome ir mažesnė įmonė, su mažesniu darbuotojų skaičiumi ir daug kartų mažesne apyvarta.

Momentą, kuris atmintyje išliko su dideliu pasididžiavimo jausmu, prisimenu paskutiniųjų modulių diegimo dieną, kai su komanda supratome, kad viskas, padarėme ką galėjome, metus laiko trukęs diegimo procesas baigtas ir visos programos paleistos live naudojimui! Taip pat galutinių visų įmonės darbuotojų apmokymų metu su komanda stengėmės fiksuoti tuos momentus, kai darbuotojai pasibandę sistemą pasidžiaugdavo, kaip dabar viskas bus paprasta. Smagu, kai gali matyti, kad visas įdėtas darbas atsiperka!

Tikrai taip! Viliuosi, kad šios kelionės imtis nepabijos ir kitos statybos/gamybos įmonės.