Skaitmenizacija statybos/gamybos sektoriuose: gražus sapnas ar realybė?

Kaip ir visi suprantame – skaitmenizacija šiuolaikinėje visuomenėje yra labai svarbi ir kiekvienas verslas stengiasi ją pamažu pritaikyti savo procesuose. Vieni sektoriai pradėjo skaitmenizacijos žingsnius įgyvendinti ankščiau, kiti buvo priversti, kai kitos išeities nepaliko karantino situacija. Tačiau visiems ne paslaptis, jog statybos ar gamybos sektorius link skaitmenizacijos juda labai lėtais žingsniais ir neretas vis dar renkasi popierinius dokumentus vietoje skaitmeninių. Todėl labai norime pasidžiaugti, jog esame vieni iš pirmųjų statybos sektoriaus atstovų pilnai perėjusių į skaitmeninius procesus ir popierius mūsų biure jau yra nebereikalingas. Tačiau kelionė skaitmenizacijos link nebuvo viena iš lengviausių.

Su skaitmenizacija pradėjome dirbti nuo 2021 metų, dar karantino įkarštyje, kuomet supratome, jog popieriaus lapai, susikaupę ant stalo krašto, ėmė erzinti. Ne vienas ir ne du dokumentai pasimetė dokumetų spintose ar kolegų stalčiuose. Netrukus mūsų kasdienybėje atsirado Microsoft Sharepoint platforma. Kolegos buvo skatinami dokumentų nespausdinti, o dalintis jais elektroniniu būdu. Po daugybės dienų apmokymų, sumažinome spausdinamų dokumentų daugiau nei dvigubai, pradėjome naudotis elektroninio parašo privalumais, bei galėjome atsikvėpti dirbdami iš namų, nes didelių segtuvų nebereikėjo neštis namo.

Žengdami skaitmenizacijos keliu, kolektyvui pristatėme dar vieną būdą, kaip galime sumažinti popieriaus naudojimą  – perėjome prie skaitmeninių atostogų prašymų. Iš pradžių atostogų prašymus užpildydavome, pasirašydavome elektroniniu parašu ir sukeldavome į elektroninę dokumentų saugyklą. Tačiau bėgant laikui, MS Word formato atostogų prašymo pildymas tapo nepatogus. Pildant telefonu prašyme pasimesdavo raidės, o norint darbuotojams užpildyti prašymą kompiuteriu – tekdavo kompiuterį skolintis iš meistro arba eiti į administracijos kabinetą.

Po ilgų derybų, kaip galėtume pasilengvinti skaitmenizacijos procesą, priėmėme sprendimą –  įsidiegti elektroninę dokumentų valdymo sistemą, kurioje darbuotojas vos kelių mygtukų paspaudimu galėtų pateikti savo atostogų prašymą. Sistema pradėjome pilnai naudotis jau 2023 balandžio mėnesį.

Po pirmojo – atostogų prašymo – modulio paleidimo, sekė antrasis: AAP (asmens apsaugos priemonių) išdavimo modulis. Jo dėka mūsų ofise nebeliko popierinių AAP išdavimo kortelių, nereikia fizinių darbuotojų parašų. Kaip tai vyksta? Darbuotojas praneša atsakingam asmeniui, kokių priemonių jam reikės, o atsakingas asmuo jam jas išduoda fiziškai ir programoje priskiria daiktus, kuriuos darbuotojas pasiėmė. Po atsakingo asmens patvirtinimo, kad priemonės buvo išduotos, darbuotojas gauna elektroninį laišką ir jame pažymi, kad visas priemones gavo. Paprasčiau būti negali!

Enersense, UAB vidinės įmonės tvarkos, darbo saugos ir sveikatos instruktažai bei kiti dokumentai yra pilnai skaitmenizuoti. Darbuotojai su kiekvienu minėtu dokumentu yra supažindinami elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje, kurioje gali dokumentą patvirtinti trimis būdais: susipažinimu, susipažinimu patvirtinant įrašą, susipažinimu su papildomu žingsniu įrašant reikalaujamą tekstą. Visi susipažinimai ir pasirašymai matomi ataskaitose, kurias galime gauti bet kuriuo reikiamu metu. Taip pat sistema atskirais pranešimais primena, kada darbuotojas turi susipažinti su dokumentu, o dokumento autorius gauna priminimą apie kiekvieną terminą kada, kas ir kaip turi susipažinti su reikiamu dokumentu.

Tačiau, ši sistema naudojama ne tik vidiniams susipažinimams ar pasirašymams, ji naudojama taip pat ir su išoriniais vartotojais, neturinčiais vidinio įmonės elektroninio pašto adreso.

Kaip ir minėjome – skaitmenizuotis pradėjome dar 2021-aisiais metais, o šiandien jau galime džiaugtis savo darbo vaisiais. Vienu iš išskirtiniausių pasiekimų išskirtumėme darbų saugos procesų bei dokumentų skaitmenizavimą (statybų sektoriuje tai yra viena iš svarbiausių verslo procesų krypčių: ir iš teisinės, ir iš operacinės pusės).

Tačiau, kokių iššūkių turėjome ir kaip juos sprendėme, plačiau papasakos projekto koordinatorė Enersense, UAB administracijos vadovė Greta Petravičienė jau greitai!